Životný cyklus databázy

Vo fáze plánovania musí organizácia v rámcovom pohľade pochopiť, kde sa momentálne nachádza, kam to chce s projektom dosiahnuť, a rozhodnúť sa, aký rozumný postup alebo plán prijme na prechod zo súčasného stavu do stavu cieľového. Plánovanie sa často realizuje na podstatne dlhšie časové obdobie, ako je len jeden jediný projekt, a celkový plán informačných systémov v organizácii je základom pre rozhodovanie, ktoré projekty – v súlade s dosahovaním všeobecne stanovených cieľov – otvoriť. Dlhodobý cieľ plánu môže byť formulovaný napríklad vetou „zvýšiť zisky o 15 percent“. V rámci tohto cieľa potom môže byť navrhnutý projekt vývoja aplikačného systému a databázy pre sledovanie ziskovosti zákazníkov.

Pre navrhnutie konkrétneho projektu sa väčšinou otvorí riešenie štúdie uskutočniteľnosti projektu (feasibility study), ktorá opíše, či je v projekte možné rozumne očakávať naplnenie konkrétnych stanovených cieľov, a určí prvotné odhady času, ľudských zdrojov (zamestnancov) a materiálov, potrebných pre dokončenie projektu. Tak zistíme, či sa projekt zmestí do požadovaného časového rámca a dostupného finančného rozpočtu. Očakávaná hodnota projektu pre vlastnú organizáciu sa často zisťuje pomocou návratnosti investícií (return on investment, ROI) alebo iného výpočtu. Pokiaľ je štúdia uskutočniteľnosti schválená vedením firmy, zaradí sa projekt do celkového plánu organizácie, a začne sa formovať projektový tím. Zloženie projektového tímu sa v priebehu doby riešenia projektu mení, a pridávajú sa doň noví ľudia s príslušnými vedomosťami a zručnosťami, alebo sa aktuálni účastníci odvolávajú – podľa toho, ako to povaha projektu vyžaduje. Jedným z nemenných členov projektového tímu je vedúci – manažér projektu, ktorý je zodpovedný za celkové riadenie a priebeh projektu.     

Vo viacerých organizáciách býva do projektového tímu hneď na začiatku zaradený databázový špecialista (databázový administrátor alebo dátový modelár). V prístupe riešenia riadenom dátami, kde kladieme dôraz na analýzu dát, a až následne podľa ich výsledkov stanovíme potrebné spracovanie a transformáciu dát, je včasné zaradenie kvalifikovaného dátového špecialistu veľmi dôležité. Pri procesnom riadení, kedy najprv študujeme potrebné procesy, a až potom stanovíme, aké dáta systém vyžaduje, nie je prítomnosť databázového špecialistu hneď v prvých fázach projektu taká podstatná. Skúsenosti z praxe ukazujú, že najlepšie výsledky dosiahneme jedine kombináciou procesného a dátového modelovania. Na plne dvojaké spracovanie projektu nie je väčšinou dosť času ani ľudí, takže sa musíme uspokojiť s druhým najlepším výsledkom, a tým je pri databázach dátovo orientované riešenie. Procesy musíme v systéme ako-tak navrhnúť, ale v prípade, že najskôr uskutočníme dôkladnú analýzu dát, potrebné procesy z nich vyplynú pomerne rýchlo. Ak napríklad pri návrhu nášho systému zameraného na ziskovosť zákazníkov zistíme, že máme „niekde“ k dispozícii dáta o predajoch zákazníkom, a ak si naviac uvedomíme, že ziskovejší sú tí zákazníci, ktorí podávajú menšie množstvo objemovo veľkých objednávok, môžeme vyvodiť závery, podľa ktorých potrebujeme v určitom procese hodnotiť zákazníkov podľa počtu a veľkosti ich objednávok. Na strane druhej, pokiaľ by sme na začiatku vedeli len to, že musíme v nejakom procese hodnotiť zákazníkov, trvalo by nám odvodenie potrebných kritérií pre hodnotenie výrazne dlhšie.      

Medzi databázové aktivity uskutočňované v tejto fáze projektu patrí kontrola možností databázového systému a stanovenie, či momentálne používané technológie spĺňajú celkové potreby projektu. Veľa organizácií sa väčšinou „usadí“ na jednom, prípadne dvoch štandardných produktoch z relačných databáz, pod ktorými riešia akékoľvek projekty. V tomto okamihu je preto nutné porovnať ciele projektu so súčasným stavom technológií a overiť, či má projekt pri použití tejto technológie rozumnú šancu na úspech. Pokiaľ sa v tejto fázy zistí, že je potrebné siahnuť po novšej databáze alebo po úplne inom relačnom databázovom systéme, je presne ten správny čas začať proces jeho zakúpenia a uvedenia do prevádzky.