Životný cyklus databázy

Počas fázy zberu požiadaviek musí projektový tím zhromažďovať a zdokumentovať rámcový, no napriek tomu dostatočne presný opis cieľov, ktoré ma projekt dosiahnuť. Pri zbere požiadaviek sa ale musíme zamerať na to, čo sa má dosiahnuť, a nie ako to dosiahnuť. Na otázku „ako“ odpovieme v ďalších fáza vývoja. Do požiadaviek je dôležité zahrnúť čo najviac informácií o existujúcich a očakávaných obchodných (aplikačných) procesoch, aplikačných pravidlách a entinách. Čím viac práce zvládneme v týchto úvodných fázach projektu, tým hladší priebeh v nasledujúcich etapách môžeme očakávať. Na druhej strane, pokiaľ nedokážeme do istej miery tolerovať neznáme veličiny, môže v projekte vzniknúť analýza-paralýza, kedy celý projekt stojí, pretože analytici sa pokúšajú hľadať “absolútne” presné  a podrobné odpovede na otázky, na ktoré zatiaľ ani nie je možné odpovedať.  

Z pohľadu návrhu databázy sú asi najzaujímavejšou stránkou zberu požiadaviek pohľady užívateľov. My sme o užívateľskom pohľade hovorili ako o metóde, pomocou ktorej prezentujeme databázovému užívateľovi určitú množinu dát presne podľa potrieb tejto konkrétnej osoby alebo aplikácie. V tejto fáze vývoja majú ale „pohľady“ užívateľov skôr formu názorov, teda existujúcich alebo navrhovaných zostáv, formulárov, obrazoviek, webových stránok a podobne.

Zber požiadaviek je možné realizovať pomocou celej rady rôznych techník. Medzi najbežnejšie používané patria rozhovory (interview), dotazníky, pozorovanie a revízia dokumentov. Žiadna z týchto ani iných techník sa nedá označiť za najlepšiu a vždy je vhodnejšie pracovať podľa určitej kombinácie niekoľkých postupov, šitých na mieru konkrétnej organizácie, ako sa slepo spoliehať na jednu z týchto metód. Odpoveď na otázku, či je vhodnejšie uskutočniť najprv dotazníkový prieskum, a potom pokračovať rozhovorom s kľúčovými osobami, alebo opačne – začať  rozhovormi, a až podľa ich výsledkov formulovať štruktúru dotazníka, sa tak napríklad veľmi často skrýva v kultúre danej organizácie a v obvyklom spôsobe práce. V nasledujúcej časti si povieme v stručnosti niečo ku každej z uvedených techník, a pozrieme sa na výhody a nevýhody jednotlivých metód.

 

• Rozhovory

Rozhovory s kľúčovými jednotlivcami, ktorí majú čo-to povedať k očakávaným výsledkom projektu, sú veľmi rozšírenou metódou práce. Jednou z veľmi častých chýb je ale zamerať sa v rozhovore iba na pracovníkov manažmentu. Pokiaľ do rozhovoru nezapojíme taktiež zástupcov budúcich užívateľov, ktorí budú s novou databázou alebo aplikáciou skutočne pracovať, môže projekt skončiť výsledkom, ktorý nie je prakticky použiteľný, pretože manažment celkom presne nerozumie tomu, čo všetko je pre činnosť vlastnej organizácie potrebné.

K výhodám zberu požiadaviek pomocou rozhovoru patrí: 

• Opytujúci môže zistiť odpovede i na otázky, ktoré v rozhovore vôbec nepoložil. Pri diskusii sa často objavia okrajové témy, ktoré sú zdrojom ďalších užitočných informácií.
• Opytujúci sa môže veľa dozvedieť taktiež z „reči tela“ opytovaného. V priamom osobnom rozhovore je oveľa jednoduchšie odhaliť neistotu a pokusy o klamlivé odpovede ako v dotazníku s písomnými odpoveďami.

Rozhovory majú, pravdaže, taktiež svoje nevýhody:

• Zaberajú podstatne viacej času ako iné metódy.
• Neskúsený opytujúci môže respondentovi nechcene „ponúknuť“, aké odpovede od neho očakáva, a to prostredníctvom spôsobu kladenia otázok a reakcií na už získané odpovede. 

 

• Dotazník

Ďalším obľúbeným postupom pri zbere požiadaviek kladených na projekt je vypracovať dotazník s kľúčovými otázkami. Tento dotazník potom rozošleme všetkým rozhodcom a potenciálnym užívateľom aplikácie a databázy, ktoré budú v rámci projektu vytvorené, a na základe analýzy odpovedí stanovíme konečný rozsah požiadaviek.

Opísaný zber požiadaviek pomocou dotazníka má nasledujúce výhody:

• Za krátku dobu je možné zvládnuť pomerne veľké množstvo okruhov tém. Akonáhle je dotazník zostavený, nie je ťažké ho – v prípade potreby – rozdistribuovať širšiemu okruhu respondentov.
• Každý účastník dostane na zodpovedanie presne rovnaké otázky.

Dotazník má taktiež nevýhody, ako napríklad:

• Dotazníky majú veľmi často pomerne zlú návratnosť. V prípade, že užívateľa nedonútite k odpovedi vhodnou odmenou alebo naopak – hrozbou trestu, môžete považovať za úspech približne 10 percent zodpovedaných dotazníkov.
• Formulovať do dotazníka nestranné otázky je oveľa ťažšie, ako si je možné predstaviť.
• Projektový tím je ochudobnený o neverbálnu odpoveď, ktorú dostane pri osobnom rozhovore.

 

• Pozorovanie           

Veľmi rozšírenou technikou zberu požiadaviek je taktiež pozorovanie činnosti firmy a osôb, ktoré budú s novou aplikáciou alebo databázou pracovať.

Je možné povedať, že pozorovanie má tieto výhody:

• V prípade, že pri svojom pozorovaní pracovníkov nijako neobťažujete, dostanete obraz o skutočnej povahe pracovných procesov za normálnej, každodennej prevádzky. Je potrebné si uvedomiť, že realita sa môže pomerne dosť líšiť od postupov, ktoré si vo svojich „ideáloch“ predstavuje vedenie firmy, alebo dokonca od postupov formálne predpísaných v dokumentácii. Reálne procesy môžu byť oproti týmto teoretickým postupom upravené – buď tak, aby vôbec fungovali, alebo aby boli efektívnejšie.
• Pri pozorovaní vám neuniknú udalosti a činnosti, ktoré by ľudia v odpovedi na dotazník alebo pri rozhovore buď nenapadlo uviesť, alebo sa ich neodvážili uviesť.     

Nevýhody pozorovania potom môžeme zhrnúť takto:

• Ak ľudia vedia, že ich pozorujete, správajú sa inak, a vy tým nezískate presný obraz o ich pracovných procesoch. Tomuto javu sa často hovorí hawthornský efekt, ktorý bol prvýkrát pozorovaný v 20-tych rokoch 20. storočia v závode Hawthorne spoločnosti Western Electric v americkom Chicagu, kde sa zvýšila výroba nie po zlepšení pracovných podmienok, ale len preto, že sa vedenie firmy začalo o možnosti týchto zlepšení zaujímať.
• Ak nevenujeme pozorovaniu veľké množstvo času, neuvidíme v reálnej situácii výnimky, ktoré môžu podkopávať fungovanie súčasných procesov. Je to asi akoby ste prácne dláždili cestu pre kone, ktoré si ale nájdu cestu na druhú stranu dierou cez plot.
• Cestovanie na rôzne pracoviská môže zvýšiť náklady na projekt.

 

• Revízia dokumentu

Táto technika znamená vyhľadanie a preštudovanie všetkých dokumentov, ktoré sú k dispozícii pre existujúce jednotky a procesy, ktoré sa budú nového programu a databázy dotýkať.

Výhody zberu požiadaviek pomocou revízie dokumentov sú tieto:

• Revízia dokumentov je väčšinou menej časovo náročná ako iné metódy.
• Dokumenty podávajú často dobrý prehľad systému, ktorý je tu oproti úvodným informáciám, zistených pri rozhovore, lepšie premyslený.
• Obrázky a diagramy sú skutočne cennejšie ako tisíc slov.

Nevýhodami revízie dokumentov sú:

• Dokumenty nemusia správne odrážať skutočnú podobu pracovných postupov. Dokumenty totiž často opisujú, čo by sa malo robiť, a nie, čo sa často robí.
• Dokumenty bývajú často zastarané.